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Erstellung Datenschutzerklärung

Datenschutz auf höchstem Niveau

Wir bieten optimierte Lösungen im Bereich Datenschutz und stehen Ihnen als externe Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.

Eine absolute Besonderheit unserer Kanzlei besteht in der Mitarbeit eines eigenen IT-Sicherheitsexperten (Informatiker) in Vollzeit. So können wir nach Benennung als externe Datenschutzbeauftragte technische und organisatorische Schutzmaßnahmen für unsere Mandanten auf höchstem Niveau anbieten.

Beschreibung

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die ab 25.05.2018 gilt, ist in aller Munde. Lassen Sie sich nicht verunsichern. Hier ein Überblick, worauf Sie achten sollten:

Personenbezogene Daten dürfen nur verwendet werden, wenn eine Einwilligung vorliegt oder wenn es das Gesetz (z.B. BDSG, TMG, DSGVO) bestimmt.

Der häufigste Fall einer zulässigen Datenverarbeitung dürfte sein, dass im Rahmen eines Vertragsverhältnisses freiwillig personenbezogene Daten von Kunden übermittelt werden. Das ist grundsätzlich zulässig, wenn auch im Onlinebereich unbedingt auf eine korrekte Datenschutzerklärung geachtet werden muss.

· Ohne eine ausdrückliche Einwilligung müssen Sie so sparsam wie möglich mit Daten Dritter umgehen.

· Die Daten dürfen ohne Einwilligung nur zu den Zwecken verwendet werden, für die sie erhoben wurden.

· NEU: Datensicherheit – Art. 32 DSGVO

Datenverarbeiter müssen „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ treffen, „um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten“. Welche konkreten Maßnahmen getroffen werden müssen, hängt vom Einzelfall ab. Maßnahmen können eine sichere SSL-zertifizierte Datenübertragung, organisierte Backup-Verwaltung Ihres Servers, regelmäßige Aktualisierung von Betriebssystemen, Verwendung von hochwertigen Antivirus-Programmen bis hin zur Implementierung eines (externen) Datenschutzbeauftragten sein.

· NEU: Recht auf Vergessenwerden – Art. 17 DSGVO

Die DSGVO nennt in § 17 die Fälle, in denen personenbezogene Daten gelöscht werden müssen. So z.B., wenn der Zweck für die Datenverarbeitung (Beendigung des Vertragsverhältnisses) weggefallen ist, der Betroffene die Einwilligung widerruft oder der Datenspeicherung widerspricht.

· Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO

Die Nutzer können verlangen, ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen Format an einen anderen Verantwortlichen weiterzugeben. Für Datenverarbeiter ergibt sich damit die Pflicht, eines strukturieren Datenmanagements, insbesondere was die Vertragsdaten mit Ihren Kunden angeht.

In welchen Fällen benötigen Sie eine Einwilligung in die Datenerhebung-, bzw. Verarbeitung?

Werden Ihnen Daten freiwillig durch Kunden übertragen, die Sie zur Abwicklung eines Vertragsverhältnisses benötigen (Adressen, Telefonnummer, E-Mail, etc.) benötigen Sie keine gesonderte Einwilligung, wenn die Daten nur zur Abwicklung des Vertrags genutzt werden. Im Online-Bereich benötigen Sie aber dennoch eine Datenschutzerklärung.

Wenn Sie personenbezogene Daten über den Vertragszweck hinaus nutzen möchten, ist eine Einwilligung unbedingt einzuholen. Bei Onlineshops empfehlen wir dann, die Datenschutzerklärung (entsprechend den AGB) im Rahmen des Check-out-Prozesses im Opt-In-Verfahren durch eine zusätzliche Check-Box einzubeziehen. ACHTUNG KOPPELUNGSVERBOT: Die Einwilligung in die Datenverarbeitung darf nicht zwingende Voraussetzung für den Vertragsabschluss sein. Darüber hinaus kann bei der Verwendung von Cookies ein gesonderter „Cookie-Einwilligungs-Banner“ bei Eingabe der URL sinnvoll sein. Eine Einwilligung wird insbesondere in folgenden Fällen benötigt:

· Werbung: Werden personenbezogenen Daten zu Werbezwecken genutzt, ist eine Einwilligung grundsätzlich zulässig. Das gilt auch für Zwecke der Marktforschung. Hier besteht oft die Besonderheit, dass personenbezogene Daten anonymisiert werden, womit die Verwendung, auch ohne Einwilligung, zulässig sein kann.

· Newsletter: Hier ist das Douple-Opt-In-Verfahren zu verwenden. D.h. Newsletter dürfen nur versandt werden, wenn in einer Check-Box das Häkchen gesetzt wurde und der Newsletter-Versand nochmals per E-Mail bestätigt wird.

· Cookies (?): Derzeit benötigt man noch keine ausdrückliche Einwilligung in die Verwendung von Cookies. Das kann sich aber aufgrund von Gesetzesänderungen in näherer Zukunft ändern. Wir empfehlen deshalb, einen Cookie-Einwilligungs-Banner zu verwenden, wenn dieser technisch einfach umsetzbar ist. Ansonsten ist die Rechtsentwicklung zu beobachten: Sollte die entsprechende EU-Richtlinie umgesetzt werden, muss dann zwingend ein entsprechender Banner verwendet werden. Auf jeden Fall gilt aber, dass ein ausführlicher Hinweis über die Nutzung von Cookies in Ihrer Datenschutzerklärung enthalten sein muss.

Bei der konkreten Umsetzung einer neuen Datenschutzerklärung nach DSGVO stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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